Als ondernemer wordt je regelmatig geconfronteerd met aandachtspunten op het gebied van ICT: waar breng je je website onder, wat doe je met e-mail, hoe regel je de back-up, heb je een geautomatiseerde boekhouding nodig (bijvoorbeeld koppeling kassa en / of webwinkel aan de boekhouding). En niet te vergeten, hoe ga je om met beveiliging en virussen, malware en wormen?

De klassieke Commodore 64

Soms is het van belang de logistieke systemen te automatiseren en te integreren, met ICT kun je zover gaan als je zelf wilt. Het is een complex geheel van aandachtspunten waarbij vaak belangrijke punten over het hoofd worden gezien.

Maar hoe ver moet je gaan? Waar eindigt noodzaak en begint overbodigheid en verspilling? Deze afweging wordt vaak gemaakt met een blik op de korte termijn. Op zich niet onlogisch, omdat het uiteindelijk niet zeker is hoe succesvol je onderneming zal worden en wat er allemaal nodig is in de komende jaren.

Ervaring met ICT

Dit geldt nog sterker als je weinig ervaring hebt met deze materie: kiezen voor een geautomatiseerde omgeving die ook over twee of drie jaar nog voldoet is een buitengewoon lastige kwestie. Het ligt dan voor de hand een eenvoudige oplossing te kiezen.

Als je dit doet, hou er dan rekening mee dat dit grote gevolgen kan hebben voor de middellange termijn. Als je bedrijf begint te groeien en je ICT moet op dat moment nog geheel opnieuw worden aangepast en ingericht leidt dat tot hoge kosten – en het kost veel tijd.

Hoe voorkom je dit zonder direct een uitgave te doen die ‘over the top’ is?

Belangrijkste hierbij is dat je een planning hebt waar je naar toe wilt gaan met je bedrijf. Als je als ZZP-er wilt blijven werken is de keuze vaak vrij eenvoudig: een laptop en de juiste software keuze brengt je al een heel eind. Maar pas op voor virussen, voor je het weet ben je dagenlang aan het prutsen om je computer weer schoon te krijgen of ben je hem enkele dagen kwijt voor reparatie…

Server

Als je met personeel gaat werken wordt het al gecompliceerder: heb je een server nodig, zo ja , wat voor één en koop je die? Wie gaat het beheer en onderhoud op zich nemen? En is de server voldoende voor de komende drie jaar? Kan de server eventueel gekoppeld worden aan andere servers of uitgebreid worden? Hoe breng je de e-mail adressen onder? En de website?

Serverdiensten inkopen

Serverdiensten kun je ook inkopen (huren). Dit heeft ongeveer dezelfde voor- en nadelen als de keuze van een boekhoudpakket, en is voor kleine ondernemingen vaak aantrekkelijk: updates en upgrades worden verzorgd, backups worden vanzelf gemaakt, data wordt beschermd en beveiligd opgeslagen en uitbreiding van het systeem is eenvoudig te realiseren. Voor de meeste ondernemers is ICT geen core business, maar ICT is wel van groot belang voor de onderneming.

In een aantal vervolgartikelen wordt verder ingegaan op de aandachtspunten die van belang zijn voor het maken van bij het maken van ICT keuzes.