Inmiddels hopen we dat je overtuigt bent van het goed bijhouden van de boekhouding. Als snel doemt vervolgens de tweede vraag op: hoe doe je dat dan? Het is zaak deze boekhouding goed bij te houden. Als eenvoudig startend zelfstandig ondernemer volstaat vaak een spreadsheet, zeker als er geen personeel in dienst is. Veel boekhouders maken gebruik van een eigen standaard spreadsheet waaruit zij aan het eind van het jaar de resultatenrekening en aangifte IB opmaken.
Als je een bedrijf begint met personeel en/of voorraden heb je al snel een boekhoudpakket nodig. Er ontstaan dan zoveel extra posten dat een spreadsheet te foutgevoelig wordt. Maar welke neem je dan? In Nederland alleen al zijn er zo’n 400 (!) verschillende in omloop, variërend van zeer specialistische tot modulaire systemen. Ook de kosten voor het gebruik van deze pakketten lopen sterk uiteen.
Boekhouden is zo oud als de weg naar Rome, getuige deze foto uit 1917 van boekhoudafdeling van de Suikeronderneming Djatiroto in 1917. Interieur van het kantoor van de afdeling boekhouding. Kamer met hoog plafond waaraan hanglampen. Veel bureaus met paperassen. Linksachter een loket. Met dank aan het Rijksmuseum.
Enkele handreikingen bij de keuze van een boekhoudpakket
De keuze van het boekhoudpakket waar je mee gaat werken is één van de belangrijkste die je moet maken bij het starten van je onderneming. Achteraf overstappen naar een pakket dat toch beter aan je wensen blijkt te voldoen is in de praktijk een tijdrovende en kostbare bezigheid.
Bovendien, zodra de noodzaak zich voordoet heb je het vaak al veel te druk om dit er ook nog even bij te nemen. De kosten komen uit de inrichting van een nieuw pakket en het leren werken met het nieuwe systeem.
Het is daarom raadzaam jezelf de volgende vragen te stellen
- Aan welk pakket geeft je boekhouder / accountant de voorkeur?
- Hoe complex wordt je boekhouding? Heb je echt een speciale applicatie (software pakket) nodig of volstaat een eenvoudig spreadsheet?
- Ga je het pakket zelf beheren? Hoe worden de back-ups gemaakt? Wat heb je van doen met wet- en regelgeving in je administratie? Denk bij dit laatste vooral aan jaarlijks veranderende regels rond de loonadministratie.
- Een bekende valkuil is het “gratis” pakket: deze zijn vaak gelieerd aan dure boekhouders. Gratis bestaat niet!
Online of zelf aanschaffen?
De derde vraag speelt in op de vraag of je gebruik gaat maken van een online pakket of dat je zelf iets aanschaft. Door direct zelf aan te schaffen betaal je daarna (voorlopig) niets meer, door online een applicatie te gaan gebruiken betaal je maandelijks een vast bedrag. Door het maandelijks bedrag te vergelijken met de kosten van eenmalige aanschaf zul je merken dat aanschaffen aanzienlijk voordeliger is. Aanschaf heeft echter ook enkele belangrijke nadelen, je moet namelijk zelf:
- het beheer over het pakket voeren; back ups maken en updates en upgrades uitvoeren;
- zorgen dat je boekhouding blijft voldoen aan wet- en regelgeving.
Door aanschaf wordt de verleiding groot de komende jaren geen investeringen meer te doen in de boekhouding waardoor je systeem op den duur zwaar veroudert. Een online applicatie wordt regelmatig bijgewerkt en heeft vaak automatische update – en backup functies, die zich pas uitbetalen als het mis gaat. Meer over online applicaties vind je in ons artikel ‘wat is dat nou eigenlijk, “the cloud?”‘. Dit gaat binnenkort verschijnen, dus hou deze site in de gaten of meld je aan voor onze update service in de zijbalk.